Процедуры и регламенты

Консалтинговое подразделение Аладдин – Системы осуществляет описание бизнес – процессов:

• Уже существующих,
• Новых, только задуманных.

Описание бизнес – процессов необходимо перед началом автоматизации, однако имеет и самостоятельную ценность, так как позволяет:

• Обеспечить одинаковое понимание и согласованные действия всех участников,
• Определить требования к каждому участнику процесса,
• Анализировать процессы на предмет оптимальности и рисков,
• Легко перераспределять функции,
• Быстро вводить новых сотрудников, заменять существующих на период отсутствия.

Итоговые документы проекта (общий случай, для конкретного проекта список документов уточняется):

• Схема процесса
• Презентация продукта и информационные материалы для клиента
• Комплект документов для покупателя (договора, приложения)
• Регламент продаж продукта (книга продаж)
• Регламент взаимодействия при производстве продукта
• Интерфейсы взаимодействия со смежными подразделениями
• Критерии качества
• Финансовая модель продукта

Описание существующего процесса

Описание бизнес – процессов производится на основе интервью с сотрудниками, вовлеченными в исполнение данного бизнес – процесса, – начиная с руководителей соответствующих структурных подразделений и затем, для уточнения деталей, с конкретными исполнителями. Если в компании есть какие-то (возможно, разрозненные и несогласованные) инструкции, регламенты и т.п., они тоже могут использоваться в этой работе (для экономии времени сотрудников компании-клиента). На основе таких интервью составляются графические диаграммы бизнес-процесса. Эти диаграммы затем показываются исполнителям проекта для устранения возможных неточностей, а также для обсуждения возможных вариантов хода бизнес - процесса, которые были упущены в первоначальном интервью (графический вид диаграмм очень удобен для нахождения таких вариантов, которые логически должны присутствовать в бизнес-процессе, но на интервью упомянуты не были; например, «а что если суммы в счете и в накладной не совпадают, что вы делаете тогда?»). Когда графическое описание бизнес-процесса выверено таким образом, на его основе пишутся регламенты, должностные инструкции и т.п.

Описание нового процесса

В этом случае диаграммы процесса и его описание составляются на основе интервью с руководством, целью которых является прояснение и уточнение их видения того, как должен работать новый бизнес-процесс, а также нормативных актов, ведомственных инструкций и т.п. документов, регламентирующих планируемую деятельность. Возможны также обсуждения схем с предполагаемыми исполнителями – для обсуждения конкретных деталей.